Para pemimpin tim seringkali merasa terbebani ketika harus menyampaikan informasi kepada tim mereka di kala situasi organisasi sedang kacau. Artikel ini menawarkan tiga strategi untuk membantu pemimpin tim berkomunikasi secara efektif dengan anggotanya di masa-masa yang penuh ketidakpastian (Eikenberg, 2023).

Strategi 1: Gunakan Kekuatan “Dan”

Alih-alih terjebak dalam pola pikir “atau”, pemimpin dapat menggunakan kata “dan” untuk menunjukkan realitas yang kompleks. Ini membantu menyeimbangkan pesan Anda dan mengurangi ketakutan yang tidak perlu. Misalnya:

  • “Proyek utama kita sedang berjalan dengan baik, dan COO yang baru mungkin akan mengubah arah pekerjaan itu. Kita akan tetap fokus pada kemajuan kita dan percaya pada pengalaman kita untuk beradaptasi jika perlu.”
  • “Tim kita sedang kesulitan selama cuti melahirkan Mara, dan ini memberi kita kesempatan untuk memikirkan kembali proses dan persyaratan tersebut.”

Dengan menggunakan “dan” lebih sering, Anda memastikan tim Anda memiliki gambaran yang menyeluruh dan tidak terlalu fokus pada hal baik karena takut membuat mereka khawatir tentang hal buruk.

Strategi 2: Belajar dari Masa Lalu untuk Menghadapi Masa Depan

Mengingatkan tim Anda tentang masa-masa sulit yang pernah mereka lalui dan berhasil diatasi dapat menjadi sumber kekuatan. Hal ini menunjukkan bahwa mereka memiliki kemampuan untuk melewati masa-masa sulit saat ini.

Anda dapat menggunakan sejarah perusahaan dan tim Anda, meskipun Anda tidak mengalaminya secara langsung. Contoh:

  • “Banyak dari Anda yang baru di sini, dan mungkin tidak ingat ketika kita mengalami resesi terakhir. Berikut beberapa hal yang terjadi saat itu dan bagaimana kita mengatasinya.”
  • “Angela, saya yakin Anda ingat tantangan kita sebelum, selama, dan setelah akuisisi terakhir seperti yang kita kelola sekarang. Maukah Anda berbagi beberapa cerita dengan kami?”

Mengaitkan masa lalu dengan situasi saat ini dapat membantu tim Anda merasa lebih percaya diri dalam menghadapi masa depan yang tidak pasti.

Strategi 3: Kembangkan Pola Pikir Eksperimental

Mendorong eksperimen kecil dapat menjadi cara yang efektif untuk mengatasi ketidakpastian dan meminimalkan kecemasan karyawan. Eksperimen ini tidak perlu berupa perubahan besar, tetapi bisa berupa uji coba atau program percontohan yang memungkinkan tim Anda menguji pendekatan baru.

Penelitian menunjukkan bahwa karyawan yang diberi kesempatan untuk bereksperimen akan merasa lebih termotivasi.

Contoh:

Seorang pemimpin tim bernama Shona sedang memimpin timnya melalui masa yang penuh ketidakpastian. Melalui diskusi, timnya menyadari bahwa mereka membutuhkan lebih banyak waktu untuk beradaptasi dengan semua perubahan yang datang. Mereka pun memutuskan untuk melakukan beberapa eksperimen kecil:

  • Membatalkan pertemuan status mingguan
  • Menggunakan penghitung waktu mundur dalam semua rapat terjadwal untuk menjaga agar waktu yang tersisa tetap terlihat
  • Menunda pembuatan laporan mingguan untuk menguji apakah laporan tersebut masih diperlukan

Eksperimen kecil dan terukur seperti ini dapat membantu tim Anda keluar dari pola pikir statis dan mulai mencari solusi kreatif.

Kesimpulan

Karyawan yang terus-menerus menerima berita buruk atau membingungkan akan merasa frustrasi dan kehilangan kendali. Namun, para pemimpin yang menerapkan strategi komunikasi yang efektif, seperti yang dijelaskan dalam artikel ini, dapat membantu tim mereka merasa lebih percaya diri dan mampu menghadapi tantangan, bahkan di masa-masa yang sulit.

Referensi:

Eikenberg, D. (2023, August 25). How to Speak Confidently to Your Team During Chaotic Times. Harvard Business Review.