Perkembangan e-Procurement di Indonesia (4)

Oleh : Andre Ludya & Sevenpri Candra

Dari penerapan e-procurement telah diperoleh beberapa manfaat seperti yang dijelaskan oleh (Teo, Lin, & Lai, 2009) membagi keuntungan dari e-procurement menjadi dua yaitu keuntungan langsung (meningkatkan akurasi data, meningkatkan efisiensi dalam operasi, proses aplikasi yang lebih cepat, mengurangi biaya administrasi dan mengurangi biaya operasi) dan keuntungan tidak langsung (e-procurement membuat pengadaan lebih kompetitif, meningkatkan customer services, dan meningkatkan hubungan dengan mitra kerja). Selain itu penelitian yang dilakukan oleh (Panayiotou, Gayialis, & Tatsiopoulos, 2004) juga menambahkan yaitu e-procurement dapat mengurangi supply cost (rata-rata sebesar 1 %), mengurangi Cost per tender (rata-rata 20% cost per tender); e-procurement memungkinkan konsolidasi sumber sehingga dengan adanya jaringan elektronik antar-organisasi diyakini dapat meningkatkan koordinasi antara perusahaan dengan mengurangi biaya dalam mencari barang dan jasa yang sesuai.

Di Indonesia telah diterapkan e-Procurement sebagai sistem pengadaan barang dan jasa sejak tahun 2002. Dimana pengembangan E-Procurement dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: (1) Copy To Internet yaitu kegiatan penayangan seluruh proses dan hasil pengadaan barang/jasa, ditayangkan melalui internet (sistem lelang) oleh panitia pengadaan; (2) Semi E-Procurement yaitu kegiatan pengadaan barang/ jasa yang sebagian prosesnya dilakukan melalui media elektronik (internet) secara interaktif antara pengguna jasa dan penyedia jasa dan sebagian lagi dilakukan secara manual (konvensional); (3) Full E-Procurement yaitu proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara memasukkan dokumen (file) penawaran melalui sistem E-Procurement, sedangkan penjelasan dokumen seleksi/lelang (Aanwizjing) masih dilakukan secara tatap muka antara pengguna jasa dengan penyedia jasa. Secara lebih lengkap untuk proses tahapan pelaksanaan e-procurement di Indonesia ini dapat dilihat pada Tabel 2. Tahapan Pelaksanaan e-Procurement di Indonesia.

Tabel 2. Tahapan Pelaksanaan e-Procurement di Indonesia

Sumber: (LKPP, 2016)

Perusahaan-perusahaan berskala besar dengan anggaran TI yang besar lebih mungkin untuk dapat membangun sistem e-procurement yang sesuai dari e-marketplace. Pengadaan adalah kegiatan biaya tinggi dengan dokumen-dokumen yang tidak perlu, biaya bahan, dan kesalahan, biasanya biaya per transaksi menggunakan e-procurement berkurang sebesar 65% dari transaksi pengadaan (Chang & Wong, 2010). Memang, tujuan e-procurement tidak untuk menurunkan harga pemasok atau biaya margin tetapi untuk mencapai penghematan dalam pengadaan dan administrasi. E-procurement juga memberikan lead time savings (untuk open tender rata-rata 6,8 bulan – 4,1 bulan dan untuk tender terbatas rata-rata 11,8 bulan-7,7 bulan), peningkatan proses (pemesanan yang simpel, mengurangi pekerjaan kertas, mengurangi pemborosan, mempersingkat birokrasi, standarisasi proses dan dokumentasi).

Berdasarkan data dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, maka dampak dari e-Procurement ini dapat terlihat bahwa telah terjadi efisiensi dalam bentuk finansial, hal ini terlihat dari laporan profil pengunaan e-Procurement pada tahun 2014, seperti terlihat pada Gambar 2. Realisasi e-Procurement di tahun 2014. Namun demikian, penerapan system e-procurement ini masih memiliki tantangan didalam proses pelaksanaanya.

Gambar 2. Realisasi e-Procurement di tahun 2014

Sumber: (LKPP, 2016)

Adapun kendala yang dihadapi adalah kurangnya dukungan finansial, dimana beberapa instansi dan penyedia jasa lebih nyaman dengan sistem sebelumnya, kurang dukungan dari tingkat atas manajemen, belum meratanya ketrampilan dan pengetahuan tentang e-procurement, serta jaminan sistem keamanan atas e-procurement itu sendiri (Jasin, Zulaiha, Rachman, & Ariati, 2007). Penyebab hambatan sistem e-Procurement dapat ditelaah lebih lanjut dan dilihat dari sisi peraturan perundangan, sumber daya manusia dan perangkat keras dan infrastruktur jaringan (LKPP, 2016).

Dilihat dari sisi peraturan perundangan, maka jelas belum adanya peraturan yang lebih rinci tentang pengaturan tanda tangan digital, besaran file dokumen yang diunggah, standar file dokumen elektronik yang belum ada. Sedangkan dari sisi sumber daya manusia, baik internal dan eksternal yang masih belum memahami pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Dan terakhir mengenai perangkat keras dan infrastruktur jaringan internet yang masih belum mendukung pelaksanaan karena kecepatan yang masih terbatas.

Referensi

Brandon-Jones, A., & Carey, S. (2011). The impact of user-perceived e-procurement quality on system and contract compliance. International Journal of Operations & Production Management, 31(3), 274-296.

Chaffey, D. (2009). E-business and e-commerce management : strategy, implementation, and practice (4th ed.). England: Pearson Education Limited.

Chang, H. H., & Wong, K. H. (2010). Adoption of e-procurement and participation of e-marketplace on firm performance: Trust as a moderator. Information & Management, 47, 262-270.

Jasin, M., Zulaiha, A. R., Rachman, E. J., & Ariati, N. (2007). Mencegah Korupsi Melalui e-Procurement. Jakarta: Komisi Pemberantasan Korupsi.

LKPP. (2016). LKPP – Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah. Retrieved March 12, 2016, from http://www.lkpp.go.id/v3/

Panayiotou, N. A., Gayialis, S. P., & Tatsiopoulos, I. P. (2004). An e-Procurement System for Governmental Purchasing. International Journal of Production Economics, 90, 79-102.

Republik Indonesia. (2003). Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 – Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jakarta: Republik Indonesia.

Republik Indonesia. (2010). Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 – Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah. Jakarta: Republik Indonesia.

Republik Indonesia. (2012). Keputusan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 – Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jakarta: Republik Indonesia.

Teo, T. S., Lin, S., & Lai, K.-h. (2009). Adopters and non-adopters of e-procurement in Singapore: An empirical study. Omega, 37, 972-987.