Penyelarasan Kompetensi IT Project Manager dengan Kebutuhan Bisnis Perusahaan Berbasis Proyek (Part 2)

Seiring dengan berkembangnya teknologi, proyek menjadi semakin kompleks dan tuntutan terhadap keberhasilan proyekpun semakin tinggi dan seringkali tuntutan terhadap kompetensi personil yang ada di dalam proyek tersebut diabaikan. Bagaimana tidak, sebagian besar waktu dari team manajemen proyek sudah tercurah ke dalam proyek tersebut, sehingga sedikit waktu yang tersisa untuk mereka untuk mencoba melihat kebutuhan akan kompetensi mereka dengan tuntutan strategi bisnis di dalam organisasi proyek. Lalu apa yang harus dilakukan terhadap pemenuhan tuntutan ini supaya rasio kegagalan terus menerus bisa ditekan dalam rasio yang lebih besar dari yang sekarang?

Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh manajer lini dari tim manajemen proyek , dalam hal ini mengacu kepada Manajer PMO – Project Management Office (Project Management Institute, 2013a; 2013b; 2017) selaku penyedia sumber daya untuk memenuhi kebutuhan proyek dan sponsor proyek selaku pihak yang sangat berkepentingan terhadap keberhasilan proyek

1.  Strategi bisnis jangka panjang yang jelas.

Sebagai organisasi proyek, pemetaan yang jelas terhadap strategi merupakan hal yang penting yang harus dilakukan untuk dapat menjabarkannya ke tingkatan taktis untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

2. Pemetaan kebutuhan kompetensi SDM terhadap strategi bisnis

Untuk dapat mencapai tujuan bisnis, dalam hal ini yang dilakukan dalam modus kegiatan yang berbasis proyek, menyediakan SDM yang memiliki tingkatan kompetensi yang berkaitan dengan tujuan tersebut merupakan hal yang sangat esensial. Sebelum pemetaan kompetensi ini dilakukan, sebaiknya proyek proyek yang ada di level program maupun portfolio dikategorikan sesuai dengan tujuan bisnis. Setelah kategori tersebut dilakukan, baru pemetaan kompetensi tersebut bisa dilakukan dalam bentuk standarisasi kompetensi Manajemen Proyek, jika diperlukan standarisasi kompetensi dibuat sampai ke tingkat paket-paket pelatihan.

3. Mengkaji celah kompetensi (competency gap) dari SDM Manajemen Proyek yang ada

Setelah standarisasi dibuat, maka langkah berikutnya adalah mengkaji celah kompetensi dari SDM Manajemen Proyek yang ada. Jika celah dilihat besar, maka program pelatihan harus dilakukan dan harus mendapatkan izin khusus untuk SDM tersebut untuk melakukan pelatihan. Pelatihan harus dilakukan tidak hanya kursus saja, tetapi jika diperlukan coaching pun menjadi metode pelatihan SDM manajemen proyek.

4. Pelaksanaan Program Pelatihan

Pelatihan SDM Manajemen Proyek sudah harus menjadi agenda utama dari taktis bisnis yang dilakukan juga sebagai bagian dari strategi bisnis jangka panjang. Hal ini juga harus menjadi perhatian utama dari main stakeholder untuk memberikan prioritas terhadap program ini, terutama konsistensi dari pelaksanaan program tersebut.

Project Management Institute (2017) sudah menuangkan hal ini di dalam A Guide of Project Management Body of Knowledge  sebagai salah satu bagian dari Project Management Knowledge Area dalam hal ini Manajemen SDM Proyek (Project Resource Management), yang merupakan salah satu proses yang ada di dalam area tersebut.

Dengan adanya program strategi dan taktis bisnis yang terpadu di area SDM Manajemen Proyek, penulis yakin level kompetensi SDM Manajemen Proyek, sebagai salah satu Project Critical Success Factor, dapat terjaga untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis dan dengan demikian rasio kegagalan semakin dapat ditekan.

Daftar Pustaka

Delisle, C. L., & Thomas, J. L. (2002) Success: Getting traction in a turbulent business climate. In Proceedings of PMI Research Conference Frontiers of Project Management Research and Applications 14-17 July 2002, Seattle, WA

Hass, K. (2009). Managing complex projects. Vienna, Va.: Management Concepts.

Hyväri, I. (2006) Success of Projects in Different Organizational Conditions. Project Management Journal, 37(4), 31-41

Pinto, J. K., & Slevin, D. P. (1987). Critical success factors in effective project implementation. In Cleland, D.I., & King, W. R. (Eds.), Project Management Handbook, 479-512

Pinto, J. K., & Prescott, J. E. (1988) Variations in critical success factors over the stages in the project life cycle. Journal of Management, 14(1), 5-18

Project Management Institute. (2017) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK® Guide), Sixth Edition. Pennsylvania, PA: Project Management Institute Inc.

Project Management Institute. (2013a) The Impact of PMOs on Strategy Implementation. PMI’s pulse of the profession In Depth Report. Pennsylvania: Project Management Institute.

Project Management Institute. (2013b) PMO Frameworks. PMI’s pulse of the profession. Pennsylvania: Project Management Institute.