Control Systems

Control Systems

Sebuah pertanyaan yang mungkin kita ajukan adalah: “Bagaimana proyek menjadi terlambat satu tahun?” Jawabannya adalah: “Suatu hari pada suatu waktu. “Ketika kita tidak memperhatikan perkembangan proyek, apa pun bisa (dan biasanya terjadi). Control Systems adalah elemen kunci dalam manajemen ruang lingkup. sistem kontrol sangat penting untuk memastikan bahwa setiap perubahan pada baseline proyek dilakukan secara sistematis dan menyeluruh. Manajer proyek dapat menggunakan sejumlah sistem control systems untuk melacak status proyek mereka, termasuk:

• Configuration control mencakup prosedur yang memantau ruang lingkup proyek yang muncul terhadap ruang lingkup garis dasar asli. Apakah proyek mengikuti tujuan awalnya, atau mereka diizinkan melayang ketika status berubah atau keadaan baru mengubah maksud proyek asli?
• Design control terkait dengan sistem untuk memantau ruang lingkup, jadwal, dan biaya proyek selama tahap desain. Chrysler mengembangkan Platform Design Teams (PDTs), yang terdiri dari anggota dari departemen fungsional, untuk memastikan bahwa desain mobil baru dapat segera dievaluasi oleh para ahli di bidang teknik, produksi, dan pemasaran. Ditemukan bahwa umpan balik instan ini menghilangkan waktu yang telah hilang ketika desain dianggap tidak bisa dijalankan oleh organisasi teknik di beberapa titik kemudian dalam pengembangan mobil.
• Trend monitoring adalah proses pelacakan perkiraan biaya, jadwal, dan sumber daya dibutuhkan terhadap yang direncanakan. Pemantauan tren menunjukkan penyimpangan yang signifikan dari norma untuk semua metrik proyek penting ini.
• Document control memastikan bahwa dokumentasi penting dikompilasi dan disebarluaskan secara teratur dan tepat waktu. Pengendalian dokumen adalah cara untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang kontraktual atau legal didokumentasikan dan didistribusikan. Misalnya, kontrol dokumen akan memastikan bahwa risalah musyawarah komite bangunan mengenai proyek konstruksi baru direproduksi dan diteruskan ke kelompok pengawasan yang tepat.
• Acquisition control memantau sistem yang digunakan untuk mendapatkan peralatan, bahan, atau layanan proyek yang diperlukan untuk pengembangan dan implementasi proyek.
• Specification control memastikan bahwa spesifikasi proyek disiapkan dengan jelas, dikomunikasikan untuk semua pihak terkait, dan hanya diubah dengan otorisasi yang tepat

Dikutip dari

Pinto, J. K. (2013). Project Management: Achieving Competitive Advantage. Upper Saddle River, NJ: Pearson.