Tetapkan Peran Sebelum Rapat Virtual Berikutnya

Compiled by: Nugroho J. Setiadi, PhD
Orcid-ID: http://orcid.org/0000-0002-1864-0116

Mari kita hadapi: Memimpin pertemuan virtual bukanlah tugas yang mudah. Anda perlu merencanakan dengan hati-hati untuk mengatasi tantangan seperti keheningan, kecanggungan, gangguan teknis, dan peserta yang multitask. Mulailah dengan menetapkan harapan yang jelas untuk berpartisipasi. Sebelum rapat, kirimkan email “kode etik” untuk memberi kesempatan kepada setiap orang untuk memahami bagaimana mereka dapat berpartisipasi secara produktif. Tetapkan peran sebelumnya, perhatikan kebiasaan perilaku peserta selama rapat virtual berlangsung. Misalnya, jika Anda memiliki rekan cerewet yang mudah terganggu, beri mereka tugas yang akan membantu mereka tetap fokus, seperti menjaga waktu. Jika orang-orang di pertemuan Anda tidak saling mengenal dengan baik, tetapkan seseorang untuk mengajukan pertanyaan yang ditargetkan untuk memicu percakapan dan meminimalkan jumlah keheningan canggung di telepon. Pastikan untuk memberi tahu peserta bahwa Anda ingin mendengar dari masing-masing dan bahwa Anda akan bersikap dingin memanggil orang jika Anda ingin mendengar lebih banyak tentang sebuah gagasan atau meminta mereka untuk berhenti sejenak dalam diskusi jika mereka mulai mendominasinya. Semakin jelas perannya dalam pertemuan virtual, semakin mudah percakapan akan mengalir.

Diadaptasi dari Running Virtual Meetings (20 Minute Manager series)

Sumber:
Harvard Business Review (2016). Running Virtual Meetings (HBR 20-Minute Manager Series). USA: HBR Ebook.