Tetap Produktif Meskipun Dalam Keadaan WFH

03 Aug 2020

Article

#imerssaid

#globalbusinessmarketingbinus

#marketingisntallaboutselling

Bekerja dari rumah atau yang biasa disebut WFH (Work From Home) memang menyenangkan, karena tidak perlu repot untuk pergi ke kantor. Namun, sejumlah godaan kerap muncul jika berada di dalam rumah. Misalnya saja, godaan untuk tidur, menonton televisi, hingga bermain game.

Hal tersebut bisa saja membuat kita menunda pekerjaan hingga menumpuk. Itulah sebabnya, kita perlu menyemangati diri sendiri untuk tetap produktif meskipun dalam keadaan WFH. Produktif saat WFH pun bukan saja peran tunggal dari pekerja tapi juga peran bagi pemberi kerja. Dalam menjalankan WFH, kita dapat menerapkan metode 5S. Dimana metode 5S merupakan metode kerja praktis dan modern yang dicetus pertama kali oleh Toyota, Jepang.

5S sendiri adalah metode kerja yang dicetuskan oleh Jepang dalam mengatur ruang kerja untuk meningkatkan efektifitas dan produktifitas melalui ruang kerja. Kepanjangan dari 5S adalah seiri (sort), seiton (set in order), seiso (shine), seikatsu (standardize), dan shitsuke (sustain).

Tujuan metode 5S adalah membuat fungsi ruang kerja menjadi lebih baik dan lebih nyaman. Yang dimana untuk saat ini kita harus menerapkan metode WFH, maka diperlukanlah ruang kerja yang nyaman agar kita dapat tetap produktif dalam bekerja. Salah satu ciri ruang kerja telah menerapkan 5S adalah alat-alat yang digunakan dan disimpan diletakkan pada tempat yang rapi dan semestinya.

Seiri (Sort)

Seiri atau membagi atau mengklasifikasi adalah 5S yang pertama. Agar produktif saat WFH, kita perlu menyiapkan dan memilih alat yang Anda gunakan sebagai teman WFH kita. Pertama, alat untuk menunjang misalnya laptop, handphone, earphone, mic, mouse, dan juga perangkat internet. Identifikasi masing-masing kegunaan perangkat tersebut.

Kedua, software apa yang akan kita gunakan untuk menunjang komunikasi dan kontrol. Hal ini yang sebenarnya perlu diperhatikan oleh pemberi kerja. Misalnya software apa yang akan digunakan untuk mempercepat arus komunikasi seperti Google Suites, Google Hangouts, Flock, atau Trello. Pemberi kerja atau perusahaan juga perlu menyiapkan software penunjang lainnya seperti software CRM untuk berkomunikasi dengan klien, software akuntansi untuk mengatur keuangan, atau yang paling penting adalah software untuk menunjang kontrol atau absensi kerja karyawan.

Konsep seiri lebih menekankan nilai guna perangkat kita. Kapan peralatan tersebut efektif digunakan. Kenapa alat tersebut digunakan, seberapa sering alat itu digunakan, dan juga alat apa saja yang paling menunjang dalam pekerjaan.

Seiton (Set In Order)

Seiton adalah organization atau bagaimana kita dapat mengatur pekerjaan. Dalam kasus WFH, kita dapat dapat mengatur ruang kerja sedemikian rupa dan senyaman mungkin. Misalnya tata ruang kerja, letak dokumen yang akan digunakan dan juga letak perangkat yang ada di atas meja kerja kita.

Jika seiri lebih menekankan fungsi perangkat, seiton lebih memfokuskan pada kerapihan ruang kerja. Bahkan beberapa studi menjelaskan, kerapian sangat mempengaruhi keputusan-keputusan yang akan diambil ketika kita bekerja. Kerapian juga mempengaruhi daya berpikir dan konsentrasi saat bekerja. Oleh karena itu konsep seirin sangat penting pada produktivitas kerja saat WFH.

Seiso (Shine)

Seiso atau kebersihan adalah S ke-tiga dari metode 5S. Kebersihan menjadi penting dalam membangun ruang kerja yang nyaman. Kebersihan juga dapat membuat kita lebih bahagia. Kebersihan juga erat kaitannya dengan kesehatan. Dengan ruang kerja yang bersih, selain dapat meningkatkan kenyamanan, kesehatan pun menjadi terjaga.

Kebersihan juga tidak berfokus pada ruang kerja, namun alat yang digunakan seperti laptop. Apalagi jika laptop yang Anda gunakan adalah inventaris kantor yang perlu dijaga kebersihan dan fungsinya.

Seikatsu (Standardize)

Seikatsu atau standarisasi menjadi hal yang perlu diperhatikan apalagi bagi para pemberi kerja. Pemberi kerja harus memberikan standar atau sistem agar karyawan tetap produktif saat WFH. Pemberi kerja dapat menerapkan meeting rutin menggunakan video conference setiap pagi, menggunakan laporan kerja harian, performance appraisal, dan juga kontrol absensi.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, semua hal itu harus dilakukan dengan bantuan teknologi dan akses internet karena semua dilakukan dengan jarak jauh.

Shitsuke (Sustain)

S yang terakhir adalah shitsuke berarti adalah ketekunan. Dalam konsep 5S, shitsuke adalah poin terakhir dimana ke 4S sebelumnya sudah dapat dilakukan karena ketekunan sebenarnya merupakan faktor internal baik dari pekerja maupun pemberi kerja.

Namun cara paling dasar meningkatkan ketekunan pekerja agar produktif saat WFH adalah meningkatkan kepuasan kerja. Banyak studi yang menjelaskan ketekunan karyawan dipengaruhi oleh kepuasan kerja atau employee engagement. Salah satu cara meningkatkan kepuasan kerja adalah menghilangkan micromanagement, menerapkan sistem kerja swadaya (employee self-service) dan juga fleksibilitas kerja.

Itulah 5S ala jepang agar tetap produktif saat WFH. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, penggunaan teknologi terlebih software tata kelola karyawan menjadi penting. Salah satu software yang dapat Anda andalkan adalah Talenta.

#marketingisntallaboutselling

#imarkethink