Proses dalam Event Marketing

Oleh:Christopher Sean Gavriel (Mahasiswa Global Business Marketing)

Event adalah suatu kegiatan yang diadakan oleh sebuah organisasi pada agenda tertentu yang seringkali terselenggara pada setiap beberapa bulan atau setiap tahun. Menurut Sulaksana (2003), event merupakan suatu peristiwa yang diselenggarakan untuk mengkomunikasikan pesan tertentu kepada audience sasaran. Dalam perusahaan, kegiatan event biasanya dikerjakan oleh tim Marketing Event didalam divisi Marketing Communications.

Dalam menciptakan suatu event yang dapat mencapai tujuan dari diselenggarakannya event tersebut, organisasi/perusahaan harus memperhatikan beberapa hal dalam management event tersebut. Yang pertama adalah melihat kembali kenapa ingin mengadakan event tersebut, kapan dan dimana acara tersebut akan diadakan dan yang paling penting adalah siapa audience yang ditargetkan untuk dapat dipromosikan yang dilakukan dari hasil pembagian segmentasi yang cocok dengan event tersebut. Who/Siapa juga dapat diarahkan kepada merek sponsor-sponsor apa saja yang diharapkan/ditargetkan untuk dapat ikut mendukung kegiatan tersebut, namun biasanya perusahaan memiliki bagian Sponsorshipnya sendiri yang mengurus sponsor dari event. Setelah mengetahui tujuan acara dengan jelas beserta target audience yang dituju, Event Manager/PIC dengan tim harus dapat melakukan brainstorming akan content event untuk mengetahui apa yang akan ditawarkan melalui event tersebut kepada audience yang datang. Proses tersebut bisa dilakukan dengan Mind mapping yang akan menghubungkan setiap ide yang ada kemudian membentuk suatu konsep dan menghasilkan tema beserta contentnya. Dari pengalaman penulis, memaparkan suatu tema atau judul bahkan terkadang harus disertai beberapa filosofi yang mendukung.

Setelah semua aspek event sudah di set-up dan dikemas dengan baik, tim Marketing Event akan menjelaskan setiap segmentasi dan konsep event yang telah disepakati kepada tim Public Relations untuk dapat membahas perihal bagaimana dan media apa saja yang cocok untuk dapat digunakan dalam mempromosikan acara yang akan diselenggarakan. Jika event menggunakan system ticketing dimana audience harus membeli ticket, maka pricing dari ticket tersebut juga akan dibahas menyesuaikan dengan target audicence yang dituju.
Marketing Communications kemudian juga mengambil bagian dalam me-request dan mengevaluasi setiap poster melalui tim Design untuk kemudian digunakan sebagai salah satu media promosi.

Semua hal tersebut kemudian juga kemudian diikuti oleh koordinasi acara yang akan dilakukan pada hari event diadakan dan disusul oleh evaluasi acara dari segala aspek untuk melihat apakah event. tersebut berjalan dengan baik dan apakah tujuan dari diadakannya event tersebut tercapai, serta bagaimana tim dapat menjalankan event tersebut dengan lebih baik pada event berikut yang akan datang.

Referensi:

Sulaksana. 2003. Integrated Marketing Communications – Teks dan Kasus. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.